Cara Merintis Bimbel Agar Berkembang

Cara Merintis Bimbel Agar Berkembang

 

Bimbingan belajar (bimbel) adalah suatu badan usaha yang bergerak dalam bidang jasa. Dikarenakan, suatu bimbingan belajar melayani dan memberikan pelayanan kepada setiap pelanggannya. Oleh sebab itu, Bimbel akan berkembang dan maju tergantung pelayanan yang diberikan Bimbel tersebut.

Dalam mendirikan Bimbel, pertama jangan mengharapkan kita akan mendapatkan Break Even Point (BEP) dengan cepat, apalagi mengharapkan profit (keuntungan) dalam waktu yang cepat. Karena Bimbel itu perlu proses dalam waktu yang lama untuk memperoleh BEP dan profitnya. Bimbel memang seperti badan usaha yang lain, yaitu sama-sama menjual. Bimbel menjual jasa, jika pelanggan itu terpuaskan maka Bimbel itu akan maju dan berkembang. Tetapi itu tidak semudah yang kita bayangkan, karena akan terjadi berbagai konflik dan masalah yang akan terjadi diawal-awal pertama kali Bimbel berdiri.

Suatu Bimbel dikatakan sukses bukan dilihat dari banyaknya pelanggan (murid) yang daftar saat pertama kali. Tetapi dilihat dari bertambahnya murid setiap semesternya. Baik ratusan murid, puluhan murid, atau 1 orang murid pun itu bisa dikatakan Bimbel tersebut mengalami kemajuan.

Jangan takut diawal pembukaan murid yang tertarik hanya 1-5 murid. Kalau menurut saya itu lebih baik daripada kita mendapatkan murid puluhan murid, tetapi kita tidak bisa menanganinya. Dengan 1-5 murid kita bisa memberikan seluruh kemampuan yang terbaik. Dengan terpuaskannya murid tersebut, maka ia akan berbicara kepada teman maupun kerabatnya untuk mendaftar ke Bimbel kita.

Bimbel juga dikatakan berkembang dan maju, jika Bimbel tersebut mampu bertahan 3 sampai 5 tahun. Tahun 1 dan 2 merupakan tahun yang sangat sulit. Akan banyak terjadi berbagai macam konflik dan masalah yang terjadi. Di tahun pertama-tama juga kita bisa mengambil pelajaran, yaitu bagaimana menghadapi masalah yang terjadi. Mulai dari masalah karyawan atau guru yang jenuh dan bosan karena murid yang sedikit sampai dengan ketakutan pemilik yang keuntungannya tidak kunjung datang. Jika kita mampu bertahan akan masalah dan konflik tersebut, Bimbel itu akan maju dan berkembang.

Jangan takut terhadap saingan kita yang sudah lama berdiri. Ambil pikiran positif, setiap murid yang keluar dari Bimbel tersebut pasti dia merasa tidak terpuaskan atau pun ada kekurangan yang ada di Bimbel tersebut. Kekurangan itu yang merupakan senjata ampuh bagi kita, karena kita bisa memberikan kekurangan tersebut. Kita harus meyakinkan Bimbel kita dapat memberikan apa yang dia inginkan.

 

Sistem Pembelajaran Bimbingan Belajar

Banyak Bimbel yang ada di sekitar kita. Dari yang menawarkan semua mata pelajaran sampai Bimbel yang hanya menawarkan mata pelajaran eksakta.

Berikut ini macam-macam bimbel beserta kelebihan dan kekurangannya :

  1. Bimbel yang banyak bermunculan adalah Bimbel 1 guru mengajar 10-15 murid. Bimbel tersebut cocok untuk sekolah negeri, tetapi tidak cocok untuk sekolah Internasional dan Nasional plus.

Kelebihannya :

  • Guru tidak cepat lelah karena mengajarnya hanya satu kelas saja (missal : hanya kelas 5 tidak ada kelas 6)
  • Guru hanya fokus 1 materi saja yang akan diajarkannya.
  • Keuntungan yang besar bagi bimbelnya, karena 1 guru per jam, sedang dia mengajar banyak murid.

Kekurangannya :

  • Murid yang tidak mengerti akan tertinggal dengan murid yang mengerti. Karena murid banyak sehingga gurunya tidak memperhatikan murid tersebut.
  • Pengaturan waktu danpembayaran gaji tidak sefleksibel Bimbel semi privat dan privat.
  • Materi yang diberikan tidak sesuai dengan besok yang dipelajari sekolah murid.
  • Pemilihan waktu yang beragam pada setiap murid, dikarenakan setiap murid mempunyai waktu luang yang berbeda karena banyaknya murid melakukan les yang lainnya.

 

  1. Bimbel Semi Privat. Bimbel dengan 1 guru mengajar 3 – 4 murid. Bimbel dengan sistem ini sangat disukai para murid dan orang tua murid yang sekolahnya di Internasional maupun Nasional plus. Bimbel dengan sistem ini sangat cocok untuk Bimbel yang pertama kali berdiri.

Kelebihannya :

  • Waktu yang fleksibel karena murid bebas memilih waktu dan hari yang diinginkannya.
  • Materi dan pelajaran terserah yang diingikan oleh murid (biasanya murid menginginkan pelajaran yang akan dipelajari esok hari dia sekolah). Jadi guru harus siap/menguasai semua materi dibidangnya
  • Pengaturan tempat yang sederhana.
  • Penggajian guru yang mudah dihitung
  • Guru dapat dekat dengan muridnya.

 

Kekurangannya :

  • Guru harus menguasai benar bidang yang akan diajarkannya, karena dia akan mengajar murid yang berbeda kelas.
  • Bila guru keluar, murid yang diajarnya akan keluar mencari guru tersebut karena dia merasa cocok dengan guru tersebut.

 

 

3. Bimbel Privat

Hampir sama seperti Bimbel semi privat. Bahkan bisa digabungkan jika pemilik tersebut ingin mengadakannya. Perbedaannya terletak pada responbility yang diberikan kepada guru yang menangani murid tersebut.

Sistem SDM Bimbel

Untuk mencari staf dan guru yang berkualitas sangatlah sulit. Biasanya Bimbel-Bimbel yang terkenal sudah mengambil guru yang terbaik dibidangnya. Sekalipun demikian masalah ini bisa dipecahkan jika kita menghadapinya dengan bijaksana. Kita dapat merekrut guru yang baru lulus kuliah walaupun guru tersebut tidak berpengalaman. Kita perlu mengajarkannya dari awal dan mencari guru sangat cocok untuk Bimbel yang baru karena guru dan Bimbel itu akan berkembang bersama-sama. Disamping itu, guru yang baru dapat menekan pengeluaran karena gajinya yang dibawah standar.

Staf dan guru yang dibutuhkan pertama kali :

  1. Resepsionis/ADM
  2. GuruSD 1 – 2 orang
  3. Guru SMP 1 – 2 orang
  4. Guru SMA 1 – 2 orang

Semua staf dan guru tergantung banyaknya murid yang mendaftar. Usahakan mendapat 1 guru berpengalaman untuk mentraining guru baru.

Guru dan karyawan bimbel harus  ditanamkan serve(melayani), satisfy(pemuasan), dan love(mencintai), tetapi yang paling utama adalah “cinta”, yaitu dengan menganggap siswa seperti anak, adik, dan saudara kita sendiri.

Cara mempraktekan “cinta” adalah :

–          Menanyakan keluhan dan harapan siswa

–          Bertemu sesering mungkin kepada siswa

–          Berempatilah secara nyata ketika siswa mengalami kesedihan dan wujudkan lah suka cita guru dan karyawan ketika mereka menggapai kesukesan dan kebahagiaan.

Peganglah pedoman, sebelum kita memuaskan pelanggan kita harus terlebih dahulu memuaskan karyawan dan guru. Sistem yang akan digunakan oleh bimbel harus transparan dan jelas. Kemudian bimbel juga akan mencoba memberikan jaminan kepada mereka, yaitu jaminan kesehatan, pension dan sebagainya. Kalau masih dimulai lebih baik berikan kerjasama yang baik bagi guru dan karyawan.

Berikut pola jam masuk, tugas, dan sistem recruitment guru.

Jam masuk karyawan (OB dan custumer service) : 11.00 – 21.00

Jam masuk guru : 13.00 – 21.00

Tugas OB :

–          Membersihkan  semua ruangan di tempat tersebut, termasuk WC, ruang guru, dan ruangan lainnya sebelum dan sesudah semuanya pulang

–          Menyediakan minuman bagi para guru

–          Siap sedia untuk hal-hal mendadak, seperti fotokopi, kekurangan barang inventaris, dan lain-lain

Tugas Costumer service :

–          Menerima pendaftaran siswa dan melayaninya dengan senyuman

–          Membuat pembukuan arus kas(pengeluaran maupun pemasukan)

–          Melaporkan arus kas kepada manajer operation

–          Membuat surat pemberitahuan, dan koresondensi lainnya

–          Menelepon dan mengingatkan siswa sesuai dengan jadwal mereka

–          Menerima telepon, pertanyaan, dan keluhan dari costumer

Recruitment guru

Sistem recruitment guru terbagi 3 tahap :

  1. Tahap 1 : mengerjakan soal

Calon guru di berikan soal yang sesuai dengan bidangnya yang sudah kita siapkan. Berikan waktu yang cukup untuk menyelesaikan soal tersebut.

  1. Tahap 2 : presentasikan jawaban soal / micro teaching

Jika soal sudah kita koreksi dan nilainya sesuai dengan yang kita harapkan, maka calon guru itu kita panggil lagi untuk menerangkan kepada Guru lama. Biar pun guru tersebut mempunyai pengalaman. Calon guru mungkin dia pintar dalam mengerjakan soal, tetapi belum tentu dia menguasai bagaimana menerangkannya kepada murid.

  1. Tahap 3 : Interview

Setelah lulus tahap 1 dan 2, lakukan interview kepada calon guru. Mulai dari pengalamannya dia, hingga gaji yang diinginkannya.

Pencarian Guru dapat melalui Iklan di media massa, poster, dan kenalan teman kita.

Tugas dan peran guru adalah :

–          Membuat soal dan membuat jawabannya sebelum ada murid dan jika tidak ada murid

–          Mengajar dengan “cinta”

–          Membuat silabus

–          Membagi pemikirannya bagaimana cara membesarkan bimbel

Pembayaran guru

Ada 2 cara system gaji, yaitu dengan penggajian dan pembagian saham. Tetapi untuk pertama kali buka lebih baik menggunakan system penggajian biasa, karena bila kita merekrut guru yang tidak kenal dengan kita dia, akan mikir 2 kali bila kita menggunakan system bagi saham.

 

Litbang soal

Litbang soal juga merupakan komponen penting yang dibutuhkan dalam bimbingan belajar. Beruntung bimbel senyum sudah memiliki soal yang berbobot, tinggal ditambahkan dan membuat variasi soal yang sudah ada.

Sumber litbang dapat bersumber dari :

–          Buku pelajaran

–          Soal yang di dapat dari murid, jadi bila ada murid yang membawa soal kita mengcopynya

–          Internet

–          Dan sumber lainnya

Untuk sementara kita menggunakan guru sebagai komponen dari litbang soal. Dan kita membutuhkan jasa pengetikan untuk mengetik soal.

 

Cara Pengelolaan Keungan Bimbel Secara Sederhana

  1. Pemasukan :

Pemasukan diperoleh dari pembayaran murid. Sebelum menentukan biaya pembayaran, lebih baik kita survey berapa biaya di Bimbel-bimbel lain. Usahakan biaya Bimbel tersebut lebih rendah dari Bimbel yang lain karena Bimbel kita baru. Tetapi jangan terlalu rendah pikirkan juga pengeluaran yang kita keluarkan.

  1. Pengeluaran tiap bulan :

Berikut merupakan pengeluaran tiap bulan :

  1. Telepon
  2. Listrik
  3. Air
  4. Gedung ( kalau menyewa)
  5. Pembelian ATK
  6. Gaji guru dankaryawan
  7. Biaya tak terduga

Perhitungan Gaji Staf Karyawan dan Guru

Cara perhitungan gaji terdiri dari banyak cara, berikut caranya :

  1. Jika kita mengenal baik guru dan staf, kita dapat menghitung dengan sistem bagi hasil. Mengapa saya tulis kata mengenal? Karena dalam sistem bagi hasil ini gaji yang diterima dibawah standar. Karena harus sesuai banyaknya murid yang mendaftar. Biasanya pada awal pembukaan, murid biasanya tidak lebih dari 10 murid. Jadi gaji yang diterima sedikit.

Contoh kasus :

Di sebuah bimbel terdapat 10 murid yang mendaftar. 4 murid SD, murid SMP, dan 3 murid SMA. Biaya bulanan untuk SD Rp 250.000,00, SMP Rp 350.000,00, dan SMA Rp 450.000,00. Berapa Gaji karyawan dan guru yang cocok ?

Cara I :

Pemasukan :

SD             4 × Rp 250.000,00 = Rp 1.000.000,00

SMP           3 × Rp 350.000,00 = Rp 1.050.000,00

SMA          3 × Rp 450.000,00 = Rp 1.350.000,00

Pembagiannya :

Pemilik = 20 % = Rp 680.000,00

Pembayaran Telp, air, listrik, dan ATK = 30 % = Rp 1.020.000,00

Pembayaran Gaji guru dan karyawan = 50 % = Rp 1.700.000,00

Guru SD, SMP, SMA, dan karyawan masing-masing = 25% = Rp 425.000,00

Cara II :

Pemasukan SD = 4 × Rp 250.000,00 = Rp 1.000.000,00

Pembagiannya :

Pemilik = 20 % = Rp 200.000,00

Guru = 35% = Rp 350.000,00

Pembayaran telp, air, dan lain-lain = 30 % = Rp 300.000,00

Staf karyawan = 15 % = Rp 150.000,00

Pemasukan SMP = 3 × Rp 350.000,00 = Rp 1.050.000,00

Pembagiannya :

Pemilik = 20 % = Rp 210.000,00

Guru = 35 % = Rp 367.500,00

Pembayaran listrik, air, dan lain-lain = 30 % = Rp 315.000,00

Staf karyawan = 15 % = Rp 157.500,00

Pemasukan SMA = 3 × Rp 450.000,00 = Rp 1.350.000,00

Pembagiannya :

Pemilik = 20% = Rp 270.000,00

Guru = 35 % = Rp 472.500,00

Pembayaran telepon, listrik, dan lain-lain = 30 % = Rp 405.000,00

Staf karyawan = 15 % = Rp 202.500,00

Jadi,

–          Pemilik = Rp 680.000,00

–          Guru SD = Rp 350.000,00

–          Guru SMP = Rp 367.500,00

–          Guru SMA = Rp 472.500,00

–          Staf karyawan = Rp 410.000,00

–          Pembayaran listrik, air, dan lain-lain = Rp 1.020.000,00

Staf karyawan yang saya maksud : resepsionis, merangkap ADM, pengambilan bank soal, dan bertanggung jawab atas kebersihan tempat bimbel.

2. Jika kita memiliki dana yang besar, itu lebih mudah memperhitungkannya tergantung berapa dana yang tersedia. Dan itu tergantung pemiliknya.                                Berapa gaji guru dan karyawannya?

Untuk mendapatkan BEP dan profit membutuhkan waktu yang lama.

 Stategi Promo dan Marketing Bimbel

Pubikasi juga merupakan hal yang terpenting dalam pertama kali kita mendirikan Bimbel.

Berikut cara Publikasi :

  1. Media Brosur

–          Berikan brosur disaat para murid pulang sekolah dan bagian promosi sudah siap membagikannya di gerbang sekolah.

–          Presentasi ke sekolah. Mempresentasikan dan membagikan brosur

  1. Media Poster
  2. Spanduk
  3. Iklan
  4. Mengadakan Lomba

Misalnya mengadakan lomba matematika tingkat SD se-Pekanbaru. Dari sekolah negeri maupun swasta. Cara ini sangat mengena karena siswa yang terdaftar akan mengenal nama bimbel kita.

  1. Mengumpulkan data-data siswa dan meneleponnya untuk mencoba bimbel kita.

Proses marketing adalah proses membangun kepercayaan. Oleh karena itu, proses marketing adalah “the battle of mind”. Untuk menenangkan pikiran banyak orang kita harus sanggup memberikan bukti. Bimbel senyum akan menyatukan semua pola marketing yang telah dipergunakan oleh semua bimbel.

Tetapi metode iklan yang paling akan mengena adalah melalui M to M (mulut ke mulut). Jika kita telah berhasil membangun kepercayaan konsumen, maka kemudian konsumenlah yang menjadi alat promosi bimbel senyum, mereka akan bercerita kepada semua orang bahwa pelayanan produk dan jasa yang diberikan bimbel senyum sangat baik.

Iklan tetap akan digunakan oleh bimbel senyum untuk promosi, sebab media inilah yang kita butuhkan untuk mempertahankan pasar dan informasi produk.

Proses pemasaran yang sendiri yang akan dijalankan oleh bimbel senyum akan melibatkan proses try and error. Untuk mengetahui media manakah yang lebih efektif, kita harus melewatinya dengan proses trial and error.Jadi awalnya kita harus mencoba semuanya. Yang paling penting, apa pun medianya target pasar kita harus spseifik dan jelas.

Ada beberapa tingkatan proses sebagai indicator keberhasilan proses pemasara bimbel senyum, yaitu :

–          Custumer satisfaction

–          Experiental process

–          Emotional brand

Kebutuhan Sarana dan Prasarana Bimbel Minimal

Sarana dan peralatan yang dibutuhkan :

  1. Kursi : kursi bisa kursi biasa maupun kursi sepertikursi kuliahan
  2. Meja : Jika kita menggunakan kursi biasa, meja bisa kita gunakan. Usahakan meja yang panjang.
  3. Buku pelajaran : Untuk menekan biaya pengeluaran, usahakan membeli buku yang bekas.
  4. Komputer,printer, dan scanner : Komputer minimal 5 komputer. Komputer untuk SD,Komputer untuk SMP, Komputer untuk SMA,Komputer ADM,Komputer untuk server, untuk mengawasi kinerja para guru dalam membuat soal
  5. Bank soal : Untuk dalam waktu singkat lebih baik membeli bank soal. Jika waktu kita masih lama lebih baik kita mengetiknya dari buku.
  6. Ruangan : minimal terdapat 6 ruangan, yang terdiri dari ruang tunggu dan resepsonis, ruang SD, ruang SMP, ruang SMA, ruang guru dan rapat, dan ruang Perpustakaan dan bank soal
  7. Mesin fotocopy
  8. Mesin Scan Lembar Jawaban Komputer (LJK)
  9. Telepon
  10. Meja Resepsionis
  11. White board, spidol, penghapus,kertas, isi spidol, ordner dan alat tulis kantor lainnya.
  12. AC